Notariusz jest osobą zaufania publicznego, powołaną do dokonywania czynności, którym strony (osoby fizyczne lub prawne) są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną. Czynności te mogą dotyczyć obrotu nieruchomościami, spadków, darowizn, założenia spółki, poświadczenia własnoręcznego podpisu, potwierdzenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z oryginałem itp. Każdą z takich czynności Notariusz musi zarejestrować w specjalnej księdze (repertorium). Przy ich dokonywaniu Notariusz sporządzając odpowiednie dokumenty musi dochować staranności, by zachowane zostały wszystkie przewidziane prawem wymogi, jak np. potwierdzenie tożsamości stron, obecność wszystkich zainteresowanych stron itp. Po sporządzeniu dokumentu jest on odczytywany wszystkim stronom, które następnie składają na nim swój podpis. Jako ostatni podpis składa Notariusz i jest to potwierdzenie ważności i autentyczności dokumentu. Ponadto Notariusz może przyjmować na przechowanie różnego rodzaju dokumenty, papiery wartościowe, czeki, weksle itp., które składa na specjalnym koncie bankowym.

    Zakres czynności notarialnych dokonywanych przez Notariusza określa przepis art. 79 ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie (Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1158, ze zm.). I tak Notariusz:
  1. sporządza akty notarialne;
    1. sporządza akty poświadczenia dziedziczenia;
  2. sporządza poświadczenia;
  3. doręcza oświadczenia;
  4. spisuje protokoły;
  5. sporządza protesty weksli i czeków;
  6. przyjmuje na przechowanie dokumenty, pieniądze i papiery wartościowe;
  7. sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;
  8. sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;
  9. sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów.

W celu usprawnienia obsługi i przyśpieszenia procedury przygotowania aktu notarialnego poniżej przedstawiamy wykaz zasadniczych dokumentów, które należy dostarczyć do Kancelarii przed zawarciem umowy. Wskazane dokumenty są podstawą sporządzenia określonej umowy. Nie oznacza to jednak, że w okolicznościach konkretnej sprawy nie zaistnieje konieczność dostarczenia innych, nie wymienionych poniżej. Dlatego przed umówieniem terminu podpisania aktu notarialnego sugerujemy kontakt z Naszą Kancelarią w celu zweryfikowania dokumentów i doprecyzowania szczegółów dokonania czynności notarialnej.

Dokumenty powinny być złożone w oryginale. Notariusz sprawdzi ich prawidłowość oraz oceni, czy stanowią wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności.

  1. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowach dotyczących zbycia (między innymi sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) lokali stanowiących odrębną własność:
       
    • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku (z tym, że jeżeli lokal nabyty został w drodze: 1. spadku lub 2. darowizny (po 1 stycznia 2007 r.) dodatkowo wymagane będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynikać będzie, że uregulowany został obowiązek podatkowy w zakresie podatku od spadków i darowizn),
    • numer księgi wieczystej,
    • wypis z rejestru lokali,
    • wypis z rejestru (kartoteki) budynków,
    • wypis z rejestru gruntów,
    • z zaznaczeniem, że dokumenty te (wypisy) przeznaczone są do celów wieczystoksięgowych.
  2. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowach dotyczących zbycia (między innymi sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) spółdzielczych własnościowych praw do lokali:
       
    • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny, postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub przydział (z tym, że jeżeli prawo zostało nabyte zostało w drodze: 1. spadku lub 2. darowizny (po 1 stycznia 2007 r.) dodatkowo wymagane będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynikać będzie, że uregulowany został obowiązek podatkowy w zakresie podatku od spadków i darowizn),
    • aktualne zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej, z którego wynikać będzie, że zbywca posiada spółdzielcze własnościowe prawo będące przedmiotem umowy,
    • numer księgi wieczystej, jeśli została założona,
    • zaświadczenie ze spółdzielni o niezaleganiu w opłatach eksploatacyjnych.
  3. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowach dotyczących zbycia (między innymi sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) nieruchomości - działek gruntu, zarówno zabudowanych, jak i niezabudowanych:
       
    • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku (z tym, że jeżeli nieruchomość nabyta została w drodze: 1. spadku lub 2. darowizny (po 1 stycznia 2007 r.) dodatkowo wymagane będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynikać będzie, że uregulowany został obowiązek podatkowy w zakresie podatku od spadków i darowizn), numer księgi wieczystej,
    • pismo z Urzędu Gminy (Miasta) na terenie której położona jest przedmiotowa nieruchomość, z którego wynikać będzie przeznaczenie działki gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, ewentualnie świadczące o braku takiego planu,
    • wypis z rejestru gruntów, z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych,
    • wyrys z mapy ewidencyjnej, z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych.
  4. Podstawowe dokumenty wymagane w przypadku obciążenia nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu hipoteką:
       
    • umowa kredytu,
    • oświadczenie banku,
    • zaświadczenie kredytobiorców o ustanowieniu hipoteki bądź hipotek.
  5. Podstawowe dokumenty wymagane w przypadku sporządzenia aktów poświadczenia dziedziczenia (nowa instytucja zastępująca sądowe stwierdzenie nabycia spadku):
       
    • akt zgonu spadkodawcy,
    • akty urodzenia spadkobierców, którzy nie wstępowali w związki małżeńskie,
    • akty małżeństwa pozostałych spadkobierców,
    • testament spadkodawcy (o ile był sporządzony),
    • numer PESEL spadkodawcy (może być unieważniony dowód osobisty zmarłego).
  6. Podstawowe dokumenty wymagane w przypadku umów majątkowych małżeńskich (np. intercyza)
       
    • odpis skrócony aktu małżeństwa.

Oprócz wskazanych powyżej dokumentów należy również dostarczyć dane stron: imiona i nazwiska, imiona rodziców, pesel, adres zamieszkania, dane dowodu tożsamości oraz numer NIP oraz ewentualnie udostępnić telefon kontaktowy.
Prosimy również o uprzedzenie o okoliczności, że strona będzie działała przez pełnomocnika. Należy wtedy dostarczyć wypis pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego.