W celu usprawnienia obsługi i przyśpieszenia procedury przygotowania aktu notarialnego poniżej przedstawiamy wykaz zasadniczych dokumentów, które należy dostarczyć do Kancelarii przed zawarciem umowy. Wskazane dokumenty są podstawą sporządzenia określonej umowy; nie oznacza to jednak, że w okolicznościach konkretnej sprawy nie zaistnieje konieczność dostarczenia innych, nie wymienionych poniżej, dokumentów. Dlatego przed umówieniem terminu podpisania aktu notarialnego sugerujemy kontakt z Naszą Kancelarią – osobisty lub telefoniczny – w celu zweryfikowania dokumentów i doprecyzowania szczegółów dokonania czynności notarialnej.
Dokumenty powinny być złożone w oryginale. Notariusz sprawdzi ich prawidłowość oraz oceni, czy stanowią wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności.

W celu usprawnienia obsługi i przyśpieszenia procedury przygotowania aktu notarialnego poniżej przedstawiamy wykaz zasadniczych dokumentów, które należy dostarczyć do Kancelarii przed zawarciem umowy. Wskazane dokumenty są podstawą sporządzenia określonej umowy; nie oznacza to jednak, że w okolicznościach konkretnej sprawy nie zaistnieje konieczność dostarczenia innych, nie wymienionych poniżej, dokumentów. Dlatego przed umówieniem terminu podpisania aktu notarialnego sugerujemy kontakt z Naszą Kancelarią – osobisty lub telefoniczny – w celu zweryfikowania dokumentów i doprecyzowania szczegółów dokonania czynności notarialnej.
Dokumenty powinny być złożone w oryginale. Notariusz sprawdzi ich prawidłowość oraz oceni, czy stanowią wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności.

  1. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowach dotyczących zbycia (między innymi: sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) lokali stanowiących odrębną własność:
    • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku;
    • jeżeli lokal został nabyty w drodze: 1. spadku lub 2. darowizny po 1 stycznia 2007 roku dodatkowo wymagane będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynikać będzie, że uregulowany został obowiązek podatkowy w zakresie podatku od spadków i darowizn,
    • numer księgi wieczystej,
    • wypis z rejestru lokali (z zaznaczeniem, że wypis przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych),
    • wypis z rejestru (kartoteki) budynków (z zaznaczeniem, że wypis przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych),
    • wypis z rejestru gruntów (z zaznaczeniem, że wypis przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych).
  2. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowach dotyczących zbycia (między innymi: sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) spółdzielczych własnościowych praw do lokali:
    • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny, postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub przydział;
    • jeżeli lokal został nabyty w drodze: 1. spadku lub 2. darowizny po 1 stycznia 2007 r. dodatkowo wymagane będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynikać będzie, że uregulowany został obowiązek podatkowy w zakresie podatku od spadków i darowizn,
    • aktualne zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej, z którego wynikać będzie, że zbywca posiada spółdzielcze własnościowe prawo będące przedmiotem umowy,
    • numer księgi wieczystej, jeśli została założona,
    • zaświadczenie ze spółdzielni o niezaleganiu w opłatach eksploatacyjnych.
  3. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowach dotyczących zbycia (między innymi: sprzedaż, darowizna, zamiana, zniesienie współwłasności) nieruchomości – działek gruntu, zarówno zabudowanych, jak i niezabudowanych:
    • podstawa nabycia, czyli np. akt notarialny lub postanowienie Sądu w sprawie stwierdzenia nabycia;
    •  jeżeli lokal został nabyty w drodze: 1. spadku lub 2. darowizny po 1 stycznia 2007 r. dodatkowo wymagane będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynikać będzie, że uregulowany został obowiązek podatkowy w zakresie podatku od spadków i darowizn,
    • numer księgi wieczystej,
    • pismo z Urzędu Gminy (Miasta), na terenie której położona jest przedmiotowa nieruchomość, z którego wynikać będzie przeznaczenie działki gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego; ewentualnie pismo świadczące o braku takiego planu,
    • wypis z rejestru gruntów (z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych),
    • wyrys z mapy ewidencyjnej (z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do celów wieczystoksięgowych).
  4. Podstawowe dokumenty wymagane w przypadku obciążenia nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu hipoteką:
    • umowa kredytu,
    • oświadczenie banku,
    • zaświadczenie kredytobiorców o ustanowieniu hipoteki bądź hipotek.
  5. Podstawowe dokumenty wymagane w przypadku sporządzenia aktów poświadczenia dziedziczenia ( dokument równoważny z sądowym stwierdzeniem nabycia spadku):
    • akt zgonu spadkodawcy,
    • akty urodzenia spadkobierców, którzy nie wstępowali w związki małżeńskie,
    • akty małżeństwa pozostałych spadkobierców,
    • testament spadkodawcy (o ile był sporządzony),
    • numer PESEL spadkodawcy (może być unieważniony dowód osobisty zmarłego).
  6. Podstawowe dokumenty wymagane w przypadku umów majątkowych małżeńskich (np. intercyza)
    • odpis skrócony aktu małżeństwa.

Oprócz wskazanych powyżej dokumentów należy również dostarczyć dane stron: imiona i nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, dane dokumentu tożsamości oraz ewentualnie udostępnić telefon kontaktowy.
Prosimy również o uprzedzenie o okoliczności, że strona będzie działała przez pełnomocnika. Należy wtedy dostarczyć wypis pełnomocnictwa sporządzonego w formie aktu notarialnego.